Физическото присъствие в офиса – необходимост или навик?

 Кое е общото между специалист за обслужване на клиенти в кол център, специалист по ИТ поддръжка, графичен дизайнер, търговец и преводач? Всички те могат да вършат работата си от вкъщи, със същата ефективност, както и от офиса, при това без да се наруши комуникацията с колегите и клиентите или да пострада управлението на тяхното време и задачи.

Защо тогава ставаме всяка сутрин и се отправяме към офиса? Защо в офиса има някой, който следи часовника и ни чака да пристигнем? По-просто е – свикнали сме да правим така. Нашите бащи и майки са го правили, техните също. Хората, отговорни за управление на определена творческа или търговска задача или процес за обслужване на клиенти не са имали друга възможност да контролират и измерват тези процеси освен с часовник и лист хартия.

Сега непродуктивното време за придвижване, понякога с часове от дома до офиса, може да бъде избегнато и липсата му може да бъде превърната в мотивационен фактор. Всъщност, сега технологията е премахнала всички географски бариери, които са пречили на работниците и техните работодатели. Днес можете да си седите у дома по пижама, да пиете кафе и да си вършите работата с обичайната си ефективност и всичко да бъде прозрачно за вашите колеги, защото сте влезли в корпоративния домейн и можете да ползвате необходимите инструменти дистанционно с достъп до комуникационните канали на компанията.

Компании като Interactive Intelligence, които осигуряват решения за корпоративна телефония или за контактен център са премахнали тази бариера, осигурявайки на служителите среда за работа у дома със същата функционалност както в офиса, а на техните работодатели – средства да следят и контролират ежедневните задачи.

Операторите в контакт центровете могат да използват приложенията за обслужване на клиенти на фирмата от къщи и да обслужват входящи обаждания. Те могат също толкова лесно да се log-нат в dialer и скрипт и да бъдат също толкова ефективни, чрез различните предсказуеми или силови режими на dialer-а. Цялата тази дейност е прозрачна за прекия ръководител на тези оператори. Наличието или липсата на агентите в системите ще се регистрира веднага и техните ръководители ще могат да предприемат необходимите действия, сякаш операторът е в офиса. Функционалността на приложението за ръководене на кампаниите позволява на ръководителите да следят статистика за обажданията, дистанционно да се слушат разговорите в реално време, да ги оценяват или да дават насоки на агентите, които са в къщи.

По същия начин, търговец или акаунт мениджър могат да влязат в софтуерното решение за телефония и да използват каналите за комуникация на компанията и техните клиенти никога няма да разберат, че този човек не е в офиса. Корпоративния телефонен номер дори може да „следва” този служител позволявайки на клиентите да го намират независимо от географското му положение и така да се подобрят отношенията с клиенти. Мениджърът на този служител има възможност да следи за присъствието му и напредъка му по ежедневните задачи.

Освен възможността за използване на човешки ресурс, който е далеч от офиса на компанията и разстоянието до него би го спряло да почне работа там, компаниите също така имат възможност да намалят разходите си. Офис площите, които трябва да се купят или наемат, мебелите, които трябва да се осигурят, допълнителните месечни сметки, сега са ненужни.

Ако този начин на работа е толкова добър за двете страни, защо не го правят всички? Поради същата причина, поради която не всички компании са в „облака”. Това е нов, иновативен подход и все още изглежда рискован и странен. Някои компании са предприели този подход и са доказали, че си заслужава и работи. Колкото повече иновативни компании променят своите бизнес процеси, толкова повече ще ги последват. Скоро, все повече служители ще работят от „офис в облака“.